Un locale pieno può chiudere per mancanza di cassa. Il break-even ti dice quanto devi incassare per coprire i costi; ma è il flusso di cassa che paga fornitori, stipendi e F24. Qui trovi le formule che usi davvero, i benchmark italiani della somministrazione e una tabella di calcolo pronta da adattare al tuo conto economico. Niente teoria: solo i numeri su cui decidi prezzi, turni e ordini.
Punto di pareggio: la formula che conta
Il break-even (BEP) è l'incasso che azzera l'utile: copri tutti i costi, non guadagni nulla. Si calcola così:
BEP (€) = Costi fissi mensili / Margine di contribuzione %
Il margine di contribuzione (MdC) è quello che resta di ogni euro incassato dopo i costi variabili:
MdC % = (Ricavi − Costi variabili) / Ricavi
Esempio concreto. Costi variabili totali (food + parte variabile del personale + commissioni POS + consumi legati al volume) al 45% dei ricavi. MdC = 55%. Con 18.000 € di costi fissi mensili:
- BEP = 18.000 / 0,55 = 32.727 €/mese di incasso (IVA esclusa).
- Su 26 giorni di apertura servono 1.259 €/giorno solo per pareggiare.
- Con scontrino medio 14 €, sono 90 transazioni/giorno per non perdere soldi.
Tutto ciò che incassi sopra il BEP entra per il MdC%: ogni 100 € extra ti lasciano 55 € di utile lordo. Per questo il punto di pareggio non è un esercizio contabile: è la soglia sotto cui ogni serata sotto-budget ti costa cassa vera.
Costi fissi vs variabili: classificali bene
Sbagliare questa distinzione falsa tutto il calcolo. La regola operativa: un costo è variabile se cambia col numero di coperti, fisso se lo paghi anche a saracinesca abbassata.
Costi fissi tipici:
- Affitto e spese condominiali del locale.
- Personale di struttura: lo zoccolo duro di organico che c'è sempre, anche nei giorni morti.
- Utenze base, canoni (gestionale, registratore telematico, software, abbonamenti).
- Assicurazioni, commercialista, consulente del lavoro, gestione HACCP/autocontrollo.
- Ammortamenti e rate di leasing/finanziamenti su attrezzature e arredi.
- TARI, imposta sulla pubblicità/insegne, eventuale canone SIAE/SCF se diffondi musica.
Costi variabili tipici:
- Food & beverage cost (materie prime).
- Personale a chiamata, straordinari e turni extra legati ai picchi.
- Commissioni POS/carte (indicativamente 0,5–1,5% per transazione) e fee delivery (Glovo/Deliveroo/JustEat: tipicamente 25–35% sul lordo dell'ordine).
- Packaging da asporto, consumabili.
- Quota variabile di utenze (forni, frigo, condizionamento nei mesi caldi).
Il personale è ibrido: una parte è fissa (la presidi sempre), una parte segue il volume. Spaccalo nelle due voci, non metterlo tutto da un lato: è l'errore di classificazione che ti gonfia o sgonfia il BEP del 10–15%.
Cassa ≠ utile: perché il pieno resta a secco
Il conto economico dice se guadagni; l'estratto conto dice se sopravvivi. Sono due cose diverse, e un locale pieno può andare in tensione di cassa per motivi concretissimi:
- L'IVA incassata non è tua. Sulla somministrazione applichi il 10%: quel denaro lo riscuoti ma lo giri allo Stato. Tenerlo sul conto e considerarlo fatturato è l'errore numero uno.
- Sfasamento incassi/pagamenti. Cash e POS li incassi subito, ma il delivery ti paga a 15–30 giorni; i fornitori spesso li paghi a 30; gli stipendi escono a fine mese; l'F24 il 16.
- Magazzino e scorte. Riempire la cella prima di un weekend non incide sull'utile del mese (è rimanenza), ma è cassa uscita oggi.
- Investimenti e debito. Una friggitrice nuova è ammortamento spalmato su anni nel conto economico, ma è un esborso secco adesso (o una rata che nell'utile non vedi).
- Acconti fiscali. A giugno e novembre paghi acconti IRPEF/IRES e i contributi: il P&L mensile non te li mostra finché non escono dal conto.
Tieni sempre due viste separate: conto economico mensile (utile) e prospetto di cassa settimanale (entrate/uscite reali, saldo previsto a 4–8 settimane). Se guardi solo l'utile, scopri la crisi di liquidità quando è già esplosa.
Stagionalità e riserva di liquidità
Quasi nessun locale incassa uguale tutto l'anno: località turistiche, mense d'ufficio, gelaterie e stabilimenti vivono di picchi. La gestione è cassa, non motivazione.
- Costruisci un budget mese per mese, non un dodicesimo annuo spalmato. Sui mesi sotto break-even sai già che brucerai cassa: l'importante è averla accantonata prima.
- Accantona nei mesi forti per coprire quelli deboli. Regola pratica: la quota di MdC dei mesi sopra-BEP finisce su un conto separato, non sul circolante.
- Tieni una riserva di liquidità di 2–3 mesi di costi fissi su un conto dedicato, intoccabile per la gestione corrente.
- Nei mesi morti taglia il tagliabile: riduci i turni variabili, congela ordini non urgenti, rinegozia scadenze fornitori. Non toccare gli accantonamenti fiscali.
- Affitto stagionale o canone ridotto in bassa stagione: è trattabile, chiedilo nero su bianco.
KPI giornalieri: cosa guardi ogni sera
Cinque numeri, ogni giorno, dal gestionale. Non a fine mese: a fine giornata, quando puoi ancora correggere il tiro.
- Incasso giornaliero (netto IVA) vs budget del giorno. Il segnale primario.
- Scontrino medio = incasso / n° transazioni. Cala? Problema di upselling, mix o prezzi.
- Coperti / transazioni = volume reale. Distingue il calo-traffico dal calo-spesa.
- Food cost % del giorno (consumo materie / incasso). Benchmark somministrazione: 28–35%. Sopra il 35% indaga porzioni, sprechi, furti, prezzi d'acquisto.
- Labor cost % (costo lavoro / incasso). Benchmark: 28–35%. La somma food + labor (prime cost) deve stare sotto il 60–65%: è la prima cosa che ti dice se il locale è sano.
Tieni d'occhio anche scarti/sprechi e n° storni/annulli sul registratore telematico: sono la spia di errori di battitura o ammanchi di cassa.
IVA, F24 e accantonamenti: la disciplina che salva
La fiscalità non si improvvisa il giorno della scadenza. Si accantona ogni giorno.
- IVA 10% sulla somministrazione: liquidala mensile o trimestrale e accantona giorno per giorno. Apri un sottoconto e gira lì l'IVA appena incassi. Non è capitale circolante.
- F24: ogni 16 del mese versi IVA periodica, ritenute dei dipendenti e contributi INPS. Mettilo in calendario e tieni la provvista pronta entro il 10.
- Acconti IRPEF/IRES (scadenze tipiche giugno e novembre) e relativi contributi: pesano, mettili a budget da gennaio.
- TFR e tredicesima: maturano ogni mese, si pagano a dicembre/cessazione. Accantona il rateo mensile, non trovarti scoperto sotto Natale (tredicesima + acconti + ordini festivi nello stesso mese).
- Regola di accantonamento: ogni settimana gira su conti separati IVA, contributi/ritenute e una quota imposte sull'utile (orientativa 5–8% dell'incasso, da tarare col commercialista in base al tuo regime). Quello che resta sul conto operativo è davvero spendibile.
Tabella: calcolo del break-even mensile
| Voce | Importo (€) | % su ricavi |
|---|---|---|
| Ricavi mensili (netto IVA) | 32.727 | 100% |
| Food & beverage cost | 9.818 | 30,0% |
| Personale variabile (turni extra) | 3.273 | 10,0% |
| Commissioni POS + delivery + packaging | 1.636 | 5,0% |
| Totale costi variabili | 14.727 | 45,0% |
| Margine di contribuzione | 18.000 | 55,0% |
| Affitto + condominio | 6.000 | |
| Personale fisso (struttura) | 7.500 | |
| Utenze, canoni, software | 1.800 | |
| Consulenze, assicurazioni, HACCP | 1.200 | |
| Ammortamenti / rate leasing | 1.500 | |
| Totale costi fissi | 18.000 | |
| BEP mensile = Fissi / MdC% | 32.727 | |
| BEP giornaliero (26 gg) | 1.259 | |
| Transazioni/giorno (scontrino 14 €) | 90 |
Adatta i numeri al tuo P&L: cambia food cost e mix delivery e il MdC% si muove subito. Se il delivery pesa molto (fee 30%), spaccalo dalla sala: ha un MdC diverso e ti mostra il pareggio reale del servizio in loco, che è quello su cui hai leve.
Numeri chiave
- IVA somministrazione: 10%. Accantonala il giorno stesso dell'incasso.
- Prime cost (food + labor): tienilo sotto il 60–65% dei ricavi.
- Food cost sano in somministrazione: 28–35%.
- Labor cost sano: 28–35% (occhio al cuneo e al CCNL Pubblici Esercizi, rinnovato nel 2024).
- Fee delivery: 25–35% sul lordo ordine — è l'incasso che evapora di più.
- Commissioni POS: indicativamente 0,5–1,5% per transazione.
- Riserva di liquidità: 2–3 mesi di costi fissi su conto dedicato.
- MdC% medio bar/ristoro: tipicamente 50–60%; sotto il 50% il pareggio col solo volume diventa difficile.
- Quota accantonamento imposte sull'utile: orientativa 5–8% dell'incasso, da tarare col commercialista.
Checklist operativa
- Ho separato i costi fissi dai variabili (personale spaccato fisso/variabile).
- Conosco il mio MdC% e il BEP mensile e giornaliero, aggiornati.
- So quante transazioni servono ogni giorno per pareggiare.
- Tengo un conto economico mensile E un prospetto di cassa settimanale (saldo previsto a 4–8 settimane).
- Giro l'IVA 10% su un conto separato il giorno stesso dell'incasso.
- Ho la provvista F24 pronta entro il 10 di ogni mese (IVA, ritenute, INPS).
- Accantono ogni settimana IVA, contributi, quota imposte, rateo TFR/tredicesima.
- Ho una riserva di 2–3 mesi di costi fissi, intoccabile.
- Leggo ogni sera incasso, scontrino medio, coperti, food cost %, labor cost %.
- Verifico che il prime cost stia sotto il 60–65%.
- Ho un budget mese per mese che tiene conto della stagionalità.
- Contabilizzo il delivery a parte (fee 25–35%) per vedere il margine reale di sala.
- Emetto i documenti commerciali via registratore telematico e monitoro storni/annulli.